ISO 9001:2015 standardının en köklü değişikliklerinden biri, “önleyici faaliyet” kavramının yerini “risk odaklı düşünme” yaklaşımına bırakmasıdır. Örnek ISO 9001 Risk Fırsat Analiz Prosedürü’nü bu sayfadan inceleyebilir, bilgisayarınıza indirip Word veya Excel formatında kendi işletmenize göre düzenleyebilirsiniz; indirdiğiniz Word dokümanını PDF’e çevirerek denetim dosyanızda saklamanız da mümkündür. Bu yazıda, ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi kapsamında hazırlanan örnek bir risk-fırsat prosedürünü paylaşıyoruz.
Bu prosedürün amacı, firma içi veya dışı proseslerden kaynaklanan tehlike ve risklerin belirlenerek aksiyon planları oluşturulması, olası fırsatların öngörülmesi ve gerekli iyileştirmelerin planlanmasıdır. Kapsam, tüm iç ve dış süreçleri ve bu süreçlerden kaynaklanan riskleri önleme faaliyetlerini içerir.
Risk ve fırsat yönetiminin sorumluluğu, başta risk analiz ekip lideri olmak üzere tüm risk analiz ekibine verilir. Ekip lideri, görev atama formunda belirtilir ve genel müdür onayıyla göreve başlar; lideri olmadığı dönemlerde bu görevi genellikle İnsan Kaynakları sorumlusu üstlenir. Ekip üyeleri ise tüm proses liderlerinden oluşur ve bu kişiler ekibin daimi üyesi sayılır.
Risk ve fırsat belirleme faaliyetleri, yılda bir kez düzenlenen risk yönetim toplantılarında, önceden belirlenmiş bir toplantı planına göre gerçekleştirilir. Bu toplantılar genellikle Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG) toplantısından bir ay önce yapılır, böylece sonuçlar YGG’de de değerlendirmeye alınabilir. Gündem, bir önceki yıla ait risk aksiyon planlarının ve sonuçlarının gözden geçirilmesiyle başlar; yıl içinde oluşan uygunsuzluklar, müşteri şikâyetleri ve düzeltici faaliyetler de bu toplantıda ele alınır.
Risk analizinde kullanılan temel formül şudur: Riskin Olasılığı × Riskin Şiddeti = Risk Puanı. Şiddet, riskin gerçekleşmesi durumunda süreci ne ölçüde etkileyeceğini; olasılık ise riskin belirli bir zaman diliminde (genellikle bir yıl) tekrar etme ihtimalini gösterir. Her ikisi de 1-5 arası puanlanır.
| Şiddet | Tanım |
|---|---|
| 1 | Herhangi bir aksiyon gerektirmeyen önemsiz risklerin etkisi. Proses ve bağlı prosesleri etkilemez. |
| 2 | İlgili prosesi doğrudan etkilemeyen ancak dolaylı yoldan etkileyen risk şiddeti. |
| 3 | Mutlaka izlenmesi ve kontrol altında tutulması gereken, prosesin işleyişini her an aksatabilecek tehdit düzeyi. |
| 4 | Mutlaka aksiyon alınmasını gerektiren, süreçlerin en az %30 ve üzerinde işini aksatan risk. |
| 5 | Kesinlikle ve acil müdahale gerektiren, süreçlerin işleyişini %80 ve üzerinde engelleyen risk. |
| Olasılık | Puan | Gerçekleşme Sıklığı |
|---|---|---|
| Çok Düşük | 1 | Yılda en fazla 1 defa gerçekleşen risk/uygunsuzluk |
| Düşük | 2 | Yılda en fazla 2 defa gerçekleşen risk/uygunsuzluk |
| Orta | 3 | Yılda en fazla 3 defa gerçekleşen risk/uygunsuzluk |
| Yüksek | 4 | Yılda en fazla 4 defa gerçekleşen risk/uygunsuzluk |
| Çok Yüksek | 5 | Yılda 5 defa ve üzerinde tekrar eden risk/uygunsuzluk |
Elde edilen risk puanı, aşağıdaki tabloya göre bir önem sınıfına ve renk koduna karşılık gelir. Şiddet puanı 5 olan bir risk için, olasılığına bakılmaksızın mutlaka aksiyon planlanması gerekir.
| Risk Puanı | Önem / Renk | Gerçekleştirilecek Eylem |
|---|---|---|
| 20 – 25 | Acil Eylem (Kırmızı) | Acil eylem gerektirir; önleyici faaliyetlerle mutlaka kabul edilebilir sınıra çekilmelidir. |
| 11 – 19 | Önemli (Turuncu) | Hemen düzeltici faaliyet ve risk belirleme çalışması başlatılmalıdır. |
| 5 – 10 | Kabul Edilebilir (Sarı) | Aksiyon sonrası ulaşılması istenen ara seviyedir. |
| 0 – 5 | Düşük (Mavi) | Tüm aksiyon planlarından sonra ulaşılması istenen en değerli bölgedir. |
Her bölüm risk değerlendirmesini yaparken, olası risklerin getireceği fırsatları da bağlam risk-fırsat etki değerlendirme planında değerlendirir. Bölümlere ait SWOT analiz formları, firmanın genel SWOT tablosundan ayrı olarak bölüm liderlerince hazırlanır ve daha sonra genel analizle birleştirilir. Risk kovalarken fırsatlar ortaya çıkabileceği gibi, fırsat kovalarken de risk almak gerekebilir — bu iki kavram prosedürde birbirinin tamamlayıcısı olarak ele alınır.
Acil aksiyon gerektiren durumlarda, risk fırsat analiz ekip lideri toplantı beklemeden risk ve aksiyon planını onaylayabilir. Bölüm liderleri, acil bir değişiklik ihtiyacı fark ettiğinde en hızlı şekilde ekip liderine bilgi vermekle yükümlüdür; güncellenen aksiyon planı e-posta ile ilgililere duyurulur ve bir sonraki risk fırsat analiz toplantısında resmi olarak gözden geçirilir.
Bu prosedürle ilişkili dokümanlar arasında Bağlam Risk Fırsat Etki Değerlendirme Planı, Bağlam Risk ve Fırsat Değerlendirme Talimatı, Risk Fırsat Analiz Ekip Listesi, Risk Fırsat Analiz Toplantı Planı ve Risk Fırsat Analiz Karar Formu yer alır. ISO 9001 belgesi almak isteyen işletmeler için risk yönetimi, denetimlerde en sık sorgulanan konulardan biridir.
DM Belgelendirme — Huzur Mahallesi 1218 Cadde No:13/B, Öveçler / Çankaya / Ankara
dmbelgelendirme@gmail.com